Vacature Secretariële ondersteuning

Voor Swazoom, een welzijnsorganisatie in Amsterdam Zuidoost, zijn wij op zoek naar iemand die op secretarieel gebied werkzaam wil zijn. Swazoom is een organisatie in ontwikkeling en onze nieuwe collega moet in staat zijn hier flexibel en pro actief mee om te kunnen gaan. Ben jij een echte teamplayer? Steek je graag je handen uit je mouwen en werk je gestructureerd? Kan je in de hectiek van de dag de rust behouden? Dan is dit wellicht de baan voor jou. Je komt terecht in een team van enthousiaste medewerkers, die hoge eisen stellen aan hun”. Het gaat om een tijdelijke opdracht per direct voor 24-32 uur tot en met augustus 2017. De functie zit in schaal 7 van de cao Welzijn.

Taken:

Secretarieel

Je verricht secretariële en organisatorische werkzaamheden voor het managementteam, staf en overige leidinggevenden. Je beantwoordt de telefoon en algemene mail van Swazoom.

Je ontvangt gasten en plant afspraken in. Je verzorgt de correspondentie vanaf ontvangst tot afhandeling.

Je neemt (bij afwezigheid van pz) ziek- en herstelmeldingen aan en informeert pz en eventueel andere collega’s hierover.

Ook verzorg je de inkomende post en keur je digitaal reserveringen van ruimtes goed en coördineer je het gebruik van de ruimtes.

Functie-eisen:

Werk- en denkniveau:

  • MBO+ en/of HBO werk- en denkniveau
  • Aangevuld met een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • 4-6 jaren werkervaring, bij voorkeur bij gemeentes, welzijnsorganisaties of stichtingen.

Kennis van en ervaring met:

  • Administratieve procedures binnen het werkgebied
  • Administratieve processen, systemen en inrichting van de afdeling(en), alsmede in (het begrippenkader van) de administratieve organisatie.
  • Office 365 toepassingen
  • Agendabeheer

Competenties:

  • Flexibiliteit: oppakken wat op dat moment dringend is
  • Helicopter view: in staat zijn de gevolgen van (jouw) acties te overzien en daarop kunnen anticiperen
  • Teamplayer: we werken samen aan de backoffice
  • Communicatief vaardig: het is een absolute must om helder met collega’s en externe partijen te kunnen communiceren
  • Pro actief: er komen heel wat veranderingen aan; een nieuwe collega moet in staat zijn om zelf te zien waar er hiaten ontstaan en daar pro actief op kunnen reageren
  • Netjes en gestructureerd kunnen werken

Is dit jouw baan? Stuur jouw reactie zo gauw mogelijk naar secretariaat@swazoom.nl